اظهارنامه گمرکی چیست؟ هرآنچه باید واردکنندگان و صادرکنندگان بدانند

در دنیای تجارت بین‌الملل، هیچ‌چیز به اندازه دقت در اسناد و مدارک، سرنوشت یک معامله را تعیین نمی‌کند. یکی از کلیدی‌ترین این اسناد، اظهارنامه گمرکی است؛ سندی که شاید در نگاه اول صرفاً یک فرم اطلاعاتی به نظر برسد، اما در واقع پل ارتباطی بین شما و گمرک است. هرگونه بی‌دقتی یا اشتباه در تکمیل آن، می‌تواند به تأخیر در ترخیص کالا، پرداخت جریمه، یا حتی ضبط کالا منجر شود.

اگر واردکننده یا صادرکننده هستید، اگر به فکر فعالیت در حوزه تجارت بین‌الملل افتاده‌اید، یا حتی اگر فقط می‌خواهید با سازوکار قانونی گمرک ایران آشنا شوید، این مقاله دقیقاً برای شما نوشته شده است.

اظهارنامه گمرکی چیست؟ تعریفی ساده ولی دقیق

اظهارنامه گمرکی، سندی رسمی است که توسط صاحب کالا یا نماینده قانونی او به گمرک ارائه می‌شود و شامل اطلاعات کامل مربوط به کالا، فرستنده، گیرنده، ارزش، کشور مبدأ، مقصد، نوع حمل، تعرفه گمرکی و هزینه‌های مرتبط است.

طبق قوانین گمرک جمهوری اسلامی ایران، هدف از تنظیم اظهارنامه، اعلام رسمی ورود یا خروج کالا به/از کشور است، به‌نحوی که گمرک بتواند آن را ارزیابی، کنترل و مجوز ترخیص یا خروج صادر کند.

تفاوت اظهارنامه گمرکی با سایر اسناد تجاری چیست؟

برخلاف بسیاری از اسناد تجاری مانند فاکتور فروش یا بارنامه که توسط فروشنده یا شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شوند و بیشتر جنبه اطلاعاتی یا قراردادی دارند، اظهارنامه گمرکی سندی رسمی و حقوقی است که مستقیماً برای گمرک تنظیم می‌شود و از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

اظهارنامه نه‌تنها نشان‌دهنده نوع، مقدار و ارزش کالاهاست، بلکه نقش کلیدی در شفاف‌سازی فرآیند واردات یا صادرات دارد. این سند توسط صاحب کالا یا نماینده قانونی او (مثلاً ترخیص‌کار) تهیه می‌شود و مبنای تصمیم‌گیری گمرک در تعیین حقوق ورودی، عوارض، بررسی تطابق می‌باشد.

چه اطلاعاتی در اظهارنامه گمرکی ثبت می‌شود؟

برای اینکه بهتر درک کنیم چرا گمرک تا این حد به اظهارنامه گمرکی حساس است، کافی‌ست نگاهی دقیق به جزئیات اطلاعاتی بیندازیم که باید در این سند درج شوند.
اظهارنامه گمرکی صرفاً یک فرم ساده نیست؛ بلکه تصویر کاملی از هویت کالا، ارزش آن، مسیر حمل و نقل، و هدف از ورود یا خروج آن را به گمرک ارائه می‌دهد.

در این سند، هر جزء از اطلاعات نقش مهمی در تصمیم‌گیری نهایی گمرک دارد — از تعیین تعرفه و عوارض گرفته تا بررسی تطابق با سایر اسناد مثل فاکتور، بارنامه یا گواهی مبدا. به همین دلیل، کوچک‌ترین اشتباه یا عدم تطابق ممکن است فرآیند ترخیص را مختل کرده یا حتی به جریمه‌های قانونی منجر شود.

در جدول زیر، مهم‌ترین اطلاعاتی که معمولاً در اظهارنامه گمرکی درج می‌شود را مشاهده می‌کنید:

دسته‌بندی اطلاعات	جزئیات
فرستنده و گیرنده	نام، آدرس، شماره تماس، شناسه ملی یا کد اقتصادی
مشخصات کالا	نوع، وزن، تعداد، کد تعرفه (HS Code)، ارزش ریالی و ارزی
کشور مبدأ و مقصد	محل تولید کالا و کشوری که کالا به آن ارسال می‌شود
اطلاعات حمل و نقل	نوع وسیله نقلیه، شماره بارنامه، محل بارگیری و تخلیه
ارزش کالا	شامل ارزش CIF (قیمت کالا + هزینه بیمه + هزینه حمل)
هزینه‌های گمرکی	حقوق ورودی، سود بازرگانی، مالیات بر ارزش افزوده و عوارض
شماره کوتاژ	شناسه یکتای اظهارنامه که گمرک برای پیگیری مراحل استفاده می‌کند

این اطلاعات باید کاملاً دقیق، مستند و مطابق با سایر مدارک مثل فاکتور و لیست عدل‌بندی باشد. یک خطای کوچک می‌تواند کل فرآیند را مختل کند.

مراحل تنظیم اظهارنامه گمرکی در ایران (گام به گام)

در حال حاضر بیشتر فرآیندهای گمرکی به‌صورت الکترونیکی از طریق سامانه EPL (به آدرس epl.irica.ir) انجام می‌شود. مراحل کلی تنظیم اظهارنامه به این شکل است:

1. ورود به سامانه EPL با نام کاربری شرکت یا کارگزار رسمی گمرکی
2. ثبت اطلاعات کالا مطابق با اسناد حمل، فاکتور و پکینگ لیست
3. بارگذاری اسناد مورد نیاز مانند بارنامه، گواهی مبدأ، کارت بازرگانی
4. دریافت شماره کوتاژ که نقش پرونده دیجیتالی اظهارنامه را ایفا می‌کند
5. ارجاع به کارشناسی و تعیین مسیر گمرکی:
   • مسیر سبز: ترخیص سریع و بدون بررسی فیزیکی
   • مسیر زرد: بررسی اسناد
   • مسیر قرمز: بررسی فیزیکی کالا
6. بررسی نهایی کارشناس گمرک و صدور مجوز ترخیص پس از پرداخت عوارض
7. تحویل کالا به صاحب آن یا نماینده قانونی

💡 نکته مهم: اگر اطلاعات به‌درستی وارد نشده باشد یا اسناد ناقص باشند، سامانه اجازه ادامه روند را نمی‌دهد و باید اصلاحات انجام شود. زمان، در این مرحله بسیار حیاتی است.

مدارک لازم برای تهیه اظهارنامه گمرکی

تهیه اظهارنامه گمرکی بدون در اختیار داشتن مدارک معتبر و کامل عملاً امکان‌پذیر نیست؛ چرا که گمرک بر پایه این اسناد تصمیم‌گیری می‌کند که آیا کالای شما مجوز لازم برای ورود یا خروج را دارد یا خیر.

در جدول زیر، مهم‌ترین مدارک مورد نیاز جهت ثبت اظهارنامه آورده شده است:

نام مدرک	توضیحات
بارنامه (Bill of Lading)	سند حمل کالا که از سوی شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شه و نشان‌دهنده مالکیت بر کالاست
فاکتور فروش (Invoice)	سند مالی که شامل نام فروشنده، خریدار، ارزش کالا، شرایط پرداخت و نوع کالا هست
لیست عدلبندی (Packing List)	جزئیات دقیق بسته‌بندی، وزن، تعداد کارتن‌ها یا پالت‌ها
گواهی مبدأ (Certificate of Origin)	نشان می‌ده کالا از کدام کشور صادر شده؛ برای تشخیص تعرفه و توافق‌نامه‌های تجاری مهمه
کارت بازرگانی	مجوز فعالیت تجاری بین‌المللی صادرکننده یا واردکننده
مجوزهای تخصصی	بسته به نوع کالا: مجوز بهداشت، قرنطینه، استاندارد، سازمان غذا و دارو و … (اگر کالا نیازمند مجوز خاص باشه)

توجه: هرگونه مغایرت بین این اسناد و اطلاعات اظهارشده، منجر به تأخیر در ترخیص و حتی جریمه خواهد شد.

انواع اظهارنامه گمرکی و کاربرد هرکدام

اظهارنامه‌ها با توجه به نوع عملیات گمرکی، در قالب‌های مختلفی تنظیم می‌شوند. اینکه شما قصد صادرات دارید یا ترانزیت، روی نوع اظهارنامه تأثیر می‌گذارد.

نوع اظهارنامه	کاربرد	توضیحات تکمیلی
وارداتی	برای واردات کالا به کشور	شامل کالاهای تجاری، صنعتی، مصرفی و …
صادراتی	برای ارسال کالا به خارج	ممکنه دائم یا موقت باشه (مثل نمایشگاهی)
مسافری	همراه مسافران ورودی یا خروجی	سقف معینی برای کالاهای غیرتجاری داره
پستی	کالاهای ارسالی از طریق پست	محدود به وزن و ارزش مشخص
مرجوعی	برای بازگرداندن کالای واردشده	در صورت ایراد در کالا یا مغایرت، بدون پرداخت عوارض اضافی
ترانزیت خارجی	عبور کالا از خاک ایران به کشور ثالث	بدون ورود به بازار داخلی؛ تحت نظارت دقیق گمرک

 

چرا شناخت نوع اظهارنامه مهم است؟

شناخت نوع اظهارنامه از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا نوع اظهارنامه بر فرآیند ترخیص کالا، مدارک مورد نیاز و حتی نوع مجوزهای الزامی تأثیر مستقیم دارد. به عنوان نمونه، کالاهای صادراتی دائم معمولاً نیاز به اخذ مجوز استاندارد ندارند، در حالی که برای کالاهای وارداتی، دریافت چنین مجوزهایی ممکن است الزامی باشد.

سامانه EPL چیست و چه نقشی در اظهارنامه دارد؟

تا قبل از سال ۱۳۹۲، بیشتر فرآیندهای گمرکی به‌صورت دستی و حضوری انجام می‌شد. اما با راه‌اندازی سامانه EPL (Electronic Packing List)، گمرک ایران به سمت دیجیتال شدن رفت.

مهم‌ترین کارکردهای سامانه EPL:

• ثبت، ویرایش و پیگیری اظهارنامه گمرکی
• بارگذاری الکترونیکی اسناد
• تعیین مسیر گمرکی (سبز، زرد، قرمز)
• پرداخت عوارض و حقوق گمرکی
• ارتباط با کارشناسان گمرک، بانک، سازمان‌های مجوزدهنده

🔗 آدرس سامانه: epl.irica.ir

مزایای استفاده از EPL:

• کاهش مراجعه حضوری به گمرک
• شفافیت در اطلاعات
• رهگیری دقیق مراحل ترخیص
• کاهش احتمال خطا یا جعل اسناد

⚠️ نکته مهم: برای کار با سامانه EPL نیاز به نام کاربری و رمز عبور دارید که توسط گمرک به شرکت‌ها یا کارگزاران رسمی داده می‌شه.

اشتباهات رایج در تنظیم اظهارنامه گمرکی

اشتباه در تنظیم اظهارنامه گمرکی صرفاً یک سهل‌انگاری ساده نیست، بلکه می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین، توقیف کالا و حتی مشکلات حقوقی جدی گردد. در ادامه، به بررسی برخی از رایج‌ترین اشتباهات در این زمینه خواهیم پرداخت.

۱. اشتباه در ارزش‌گذاری کالا

بسیاری از مراجعین، ارزش واقعی کالا را کمتر یا بیشتر از مقدار واقعی ثبت می‌کنند. گمرک در این بخش بسیار حساس است، زیرا ارزش کالا مبنای محاسبه حقوق ورودی، مالیات و سایر عوارض می‌باشد.

مثال: وارد کردن کالایی با ارزش واقعی ۵۰ هزار دلار و ثبت آن به مبلغ ۳۰ هزار دلار. در صورت شناسایی توسط گمرک (که معمولاً این امر اتفاق می‌افتد)، جریمه و بازنگری کل پرونده حتمی خواهد بود.

۲. انتخاب نادرست کد تعرفه (HS Code)

کد تعرفه، همان شناسنامه کالا است. انتخاب اشتباه این کد می‌تواند منجر به پرداخت عوارض بیشتر یا قرار گرفتن کالا در گروه کالاهای ممنوعه گردد.

۳. ناهماهنگی بین اسناد

گاهی اوقات فاکتور، پکینگ لیست و اظهارنامه دارای مغایرت‌هایی هستند. این عدم تطابق‌ها باعث حساسیت گمرک و قرار گرفتن پرونده در مسیرهای زرد یا قرمز می‌شود.

۴. بارگذاری ناقص یا دیرهنگام مدارک در سامانه EPL

سامانه EPL بسیار حساس است. عدم بارگذاری مدارک مهم نظیر گواهی مبدأ یا مجوز استاندارد، یا ارسال دیرهنگام آن‌ها، موجب توقف فرآیند تشریفات گمرکی خواهد شد.

۵. اشتباه در ترجمه یا تطبیق کالا

در صورتی که نام کالا به زبان انگلیسی با آنچه در اظهارنامه به زبان فارسی ثبت شده است مطابقت نداشته باشد، سیستم قادر به تطبیق نخواهد بود و نیاز به اصلاحیه خواهد بود که منجر به اتلاف زمان خواهد شد.

نکات کلیدی برای تنظیم یک اظهارنامه موفق

پس از آشنایی با رایج‌ترین اشتباهات در فرآیند اظهار کالا، اکنون زمان آن رسیده است که به مجموعه‌ای از نکات کاربردی و ضروری بپردازیم که رعایت آن‌ها می‌تواند نقش بسزایی در تسهیل روند ترخیص و جلوگیری از مشکلات احتمالی ایفا کند.

۱. بررسی دقیق و تطابق کامل مدارک قبل از ثبت اظهارنامه

پیش از اقدام به ثبت، ضروری است که تمامی اسناد مرتبط شامل فاکتور، پکینگ لیست، گواهی مبدأ، بارنامه و همچنین ترجمه‌های رسمی آن‌ها به دقت بررسی و با یکدیگر تطبیق داده شوند. هرگونه ناهماهنگی در این مدارک ممکن است منجر به رد اظهار یا تأخیر در فرآیند ترخیص شود.

۲. استفاده از خدمات کارگزار گمرکی مجرب

در صورتی که با فرآیندهای گمرکی، کدهای تعرفه و سامانه EPL آشنایی کافی ندارید، توصیه می‌شود از یک کارگزار یا مشاور گمرکی متخصص بهره بگیرید. تجربه این افراد می‌تواند از بروز خطاهای پرهزینه جلوگیری کرده و روند اظهار را تسهیل کند.

۳. پیگیری مستمر مراحل EPL

سامانه EPL دارای مراحل متعدد تأیید و صدور مجوز از سوی کارشناسان گمرک و سایر سازمان‌های ذی‌ربط (نظیر سازمان استاندارد، وزارت بهداشت و…) است. عدم پیگیری مستمر این مراحل ممکن است منجر به توقف پرونده و ایجاد تأخیر در فرآیند ترخیص گردد.

۴. شناخت صحیح نوع کالا و مسیر گمرکی

کالاهای خاص مانند دارو، مواد غذایی یا اقلام حساس دیگر ممکن است در فرآیند اظهار، مستقیماً به مسیر قرمز هدایت شوند. آشنایی با نوع کالا، نیازمندی‌های قانونی و مسیرهای احتمالی در گمرک، به شما امکان می‌دهد مدارک و مجوزهای لازم را از پیش تهیه کرده و از ایجاد تأخیر جلوگیری نمایید.

جمع‌بندی: چرا اظهارنامه گمرکی از اهمیت بالایی برخوردار است؟

اظهارنامه گمرکی صرفاً یک فرم اداری نیست؛ بلکه نقطه آغاز فرآیند قانونی ترخیص کالا محسوب می‌شود. هر بخش از این سند، چه در سطح اطلاعات کالا و ارزش‌گذاری و چه در حوزه اسناد پیوست‌شده، می‌تواند تأثیر مستقیمی بر هزینه‌های نهایی، زمان ترخیص و سطح ریسک عملیات واردات یا صادرات داشته باشد.

ازاین‌رو، دقت در تنظیم اظهارنامه، شرطی ضروری برای موفقیت در تجارت بین‌المللی است.

توصیه کارشناسی

پیش از ثبت هر اظهارنامه، زمان کافی برای بررسی دقیق مدارک اختصاص دهید و در صورت نیاز، با یک کارشناس گمرکی مشورت نمایید. این اقدام ساده، نه‌تنها از بروز اشتباهات احتمالی و مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند، بلکه موجب تسریع و ایمن‌سازی روند واردات یا صادرات شما خواهد شد.

سوالات متداول